|
I. Informacje ogólne
Stowarzyszenie na Rzecz Pomocy Dzieciom i Młodzieży Niepełnosprawnej i Osób Pokrzywdzonych w Wyniku Wypadków Komunikacyjnych Promyk w Szczytnie
zwane dalej „Stowarzyszenie Promyk” - Realizator projektu,
zaprasza do składania ofert na wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego przez PFRON, realizowanego w ramach dziewiątego konkursu o zlecenie realizacji zadań (w formie wsparcia) w ramach art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Koszt usługi oszacowano poniżej 14 000 euro, w związku z powyższym zgodnie z zapisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych nie przewiduje się procedury przetargowej.
Przedmiotem ogłoszenia jest zaproszenie do składania ofert na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez Stowarzyszenie Promyk w Szczytnie na terenie województwa warmińsko-mazurskiego.
II. Ogólna charakterystyka projektu:
Projekt pn. „ Centrum ABC” współfinansowany ze środków PFRON jest skierowany do 40 osób niepełnosprawnych w wieku 2 – 25 lat. Realizowany jest w ramach dziewiątego konkursu o zlecenie realizacji zadań (w formie wsparcia) zadań zlecanych na podstawie art. 36 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Działania projektowe: rehabilitacja, terapia psychologiczna, terapia logopedyczna, zajęcia z komunikacji alternatywnej, grupy rozwoju społecznego.
Numer umowy: ZZO/000059/14/D
Całkowita wartość projektu: 937316,58 zł.
Kwota wydatków kwalifikowalnych: 911929,70 zł.
Kwota dofinansowania: 856754,41 zł.
Okres realizacji projektu: 01.01.2012 - 31.03.2015.
III. Cel audytu
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
IV. Warunki przeprowadzenia audytu i jego zakres
Termin realizacji i zakończenia audytu: 01.03.2015 – 31.03.2015
Zakres audytu zewnętrznego.
1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym projektem.
2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
2.1 księgi rachunkowe - w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu,
2.2 dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
2.3 zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania, są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.
3. Audyt obejmuje w szczególności:
3.1 weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
3.1.1 weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
3.1.2. ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji projektu),
3.1.3. sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
3.1.4. kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego projektu,
3.1.5. sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
3.1.6. sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT),
3.2 weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu,
3.3 weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
3.4 weryfikację sposobu monitorowania projektu przez Zamawiającego (osiągania celu projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w projekcie,
3.5 o ile dotyczy danego Zamawiającego - ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
3.6 weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
3.7 weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji projektu,
3.8 sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
Z zastrzeżeniem dotrzymania w/w warunków, audyt może zostać przeprowadzony w siedzibie Realizatora projektu.
V. Wymagania wobec Wykonawców
1. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
2. Wykonawcy ubiegający się o realizację zamówienia powinni legitymować się niezbędnym doświadczeniem oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach.
3. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
3.1 dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
3.2 posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 projekty),
3.3 posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
3.4 posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
4. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 3.2-3.4 stosuje się odpowiednio.
5. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu zobligowany jest do złożenia:
5.1 wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
5.2 wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
5.3 potwierdzonych notarialnie za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
6. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
7. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu powinien być, co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić, co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
8.1 posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego projektu,
8.2 jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
8.3 osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych - nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
8.4 w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
8.5 jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
8.6 jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje,
8.7 z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
9. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
10. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym, a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do „Wytycznych".
SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE NA STRONIE PFRON
http://www.pfron.org.pl/portal/pl/349/1333/Wytyczne dotyczace audytu zewnętrznego zadanprojektow fi nansowanych_w_czesci_lub.html
VI. Warunki udzielenia zamówienia
Zamawiający przewiduje zawarcie umowy niezwłocznie po dokonaniu czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Wykonanie zamówienia: w terminie, o którym mowa w pkt. IV niniejszego ogłoszenia, zgodnie z harmonogramem, o którym mowa we wzorze umowie.
VII. Miejsce składania ofert:
Oferty można składać:
W sekretariacie: Stowarzyszenie Promyk 12-100 Szczytno, Pasymska 21 A, pok. nr 26.
przesłać pocztą na adres: Stowarzyszenie Promyk, ul. Pasymska 21A, 12-100 Szczytno,
lub drogą mailową: stowarzyszenie@promyk.org.pl
VIII. Ocena ofert
Przy ocenie ofert Zamawiający stosować będzie kryterium cena brutto = 100%.
IX. Termin związania ofertą
1. Wykonawcy związani są ofertą w ciągu 21 dni od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.
2. W przypadku niewyłonienia najkorzystniejszej oferty Zamawiający może wnioskować do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą.
3. Zamawiający może zawrzeć umowę po upływie terminu związania ofertą za zgodą wykonawcy.
X. Termin zbierania ofert
1. Oferty będą zbierane do dnia 30.01.2015r. do godz. 15.00, liczy się data wpływu.
2. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 02.02.2015r.
3. Wybrany wykonawca zostanie poinformowany pisemnie o terminie i miejscu podpisania umowy.
4. Zapytania o przedmiot zamówienia:
Dodatkowych informacji udziela Pani Jolanta Szydlik pod numerem telefonu: 89 624 - 34 – 37, oraz drogą email pod adresem: stowarzyszenie@promyk.org.pl
Załączniki:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 - Oświadczenie o bezstronności i niezależności
Załącznik nr 3 - Wykaz osób wykonujących zamówienie
Załącznik nr 4 - Wykaz usług
Załącznik nr 5 - Oświadczenie o zdolności do czynności prawnych i niekaralności
Załącznik nr 6 - Umowa na przeprowadzenie audytu zewnętrznego - WZÓR
 |
